Mahnwesen ohne Ärger: Die 14/30/45/60-Tage-Regel für kleine Betriebe

Der unangenehmste Anruf ist der, bei dem du einem Kunden sagen musst, dass er seine Rechnung von vor zwei Monaten noch nicht bezahlt hat. Viele Handwerker-Chefs verschieben ihn — eine Woche, dann zwei, dann drei. Am Ende steht die Forderung in den Büchern, der Kunde zieht weg, und das Geld ist weg.

Die Lösung ist kein „härteres Auftreten", sondern ein System. Wenn jeder Kunde das gleiche, faire Verfahren durchläuft, gibt es keinen Streit, keine Bevorzugung und vor allem kein Vergessen.

Was der Gesetzgeber sagt

Nach § 286 BGB gerät dein Kunde automatisch nach 30 Tagen in Verzug — auch ohne Mahnung — wenn du auf der Rechnung „zahlbar sofort" oder ein Zahlungsziel von maximal 30 Tagen genannt hast. Du brauchst also gar keine Mahnung zu schreiben, um rechtlich in Verzug zu kommen. Aber in der Praxis schickt man natürlich trotzdem eine. Höflichkeit, und es erhöht die Zahlungsbereitschaft dramatisch.

Die 4 Mahnstufen

1. Tag 14 — Zahlungserinnerung. Freundlich. „Ihre Rechnung ist fällig, vielleicht übersehen? Mit freundlichen Grüßen." Keine Gebühr. Keine Mahnspesen. Konto-Verzug ist noch nicht begründet.
2. Tag 30 — 1. Mahnung. Ton ist sachlich. Zahlungsfrist 7 Tage. Hinweis auf Verzug. Ab jetzt kannst du Verzugszinsen (9 Prozentpunkte über Basiszins bei B2B, 5 bei Verbrauchern) und Mahnkosten (rechtlich bis 5 €, in der Praxis meist 2,50 €) geltend machen.
3. Tag 45 — 2. Mahnung. Ton ist klar, aber sachlich. Konkrete Ankündigung: „Bei weiterem Ausbleiben der Zahlung werden wir ohne weitere Ankündigung ein Inkasso- oder Gerichtsverfahren einleiten." Zahlungsfrist 5 Tage.
4. Tag 60 — 3. Mahnung / Abgabe an Inkasso. Jetzt endgültig. Entweder ein letzter Versuch mit Inkasso-Androhung (und 7 Tagen Frist), oder direkt Abgabe an Inkasso bzw. gerichtliches Mahnverfahren.

Warum du automatisieren solltest

Hand aufs Herz: wer erinnert sich an Tag 45, dass der Müller-Auftrag vom 26. Februar noch offen ist? Niemand. Also bleibt es liegen. Also verjährt es irgendwann.

Eine Rechnung, bei der das Zahlungsziel überschritten wurde, sollte automatisch durch die Mahnstufen laufen: nach 14 Tagen Zahlungserinnerung raus, nach 30 Tagen Mahnung 1, nach 45 Tagen Mahnung 2. Du als Chef bekommst nur dann eine Benachrichtigung, wenn eine Rechnung die 60-Tage-Schwelle erreicht und du entscheiden musst: Inkasso, Gericht oder abschreiben.

Wann Inkasso — und bei wem

• Bei Beträgen unter 200 € lohnt sich oft nur Selbst-Mahnung. Inkasso kostet 25 bis 40 € Grundgebühr plus Erfolgshonorar — da schenkst du 70 % des Erfolgs weg.
• Bei Beträgen 200–5.000 € sind moderne Inkasso-Dienstleister (z.B. Pair Finance, Debtist) gut — digital, no-fee-if-no-pay, auf Handwerker eingestellt.
• Bei Beträgen über 5.000 € direkt zum Anwalt. Der klagt, und die Kosten trägt im Erfolgsfall der Schuldner.

„Früher hatte ich Forderungen im mittleren fünfstelligen Bereich offen. Jetzt, mit System, sind es unter 3.000 € zu jeder Zeit. Die Differenz ist mein Jahresurlaub."

— Chef, Sanierungsbetrieb Wismar

In Baustellenwerk ist die automatische Mahnstufen-Logik für Rechnungen als Feature im Pro-Tarif vorgesehen — ein Cron-Job, der nächtlich durchläuft und je nach Zahlungseingang und Fälligkeit die passende Stufe als Mail vorbereitet. Du prüfst und klickst „Senden" — oder du lässt es automatisch rausgehen.