GAEB-Import: Wenn der Architekt dir eine XML-Datei schickt

Der typische Moment: du bekommst von einem Architekten oder Bauherren eine Mail. Dran hängt eine Datei mit der Endung `.x83` oder `.x82`. Du öffnest sie mit Excel, kriegst Zeichensalat, rufst an und fragst, ob nicht ein PDF ginge. Der Architekt seufzt und erklärt, das sei GAEB, das Standardformat. Und dass die Kollegen von XYZ damit arbeiten. Freundlicher Hinweis: bieten die dann eben.

Die gute Nachricht: GAEB ist weder magisch noch teuer. Die schlechte: Excel liest es nicht. Aber ein bisschen Erklärung reicht, damit beim nächsten Mal nicht der Auftrag weggeht.

Was GAEB ist

GAEB steht für „Gemeinsamer Ausschuss Elektronik im Bauwesen". Es ist ein XML-Format (strukturierte Textdatei), das Leistungsverzeichnisse, Angebote und Aufträge zwischen Bauherren, Architekten, Generalunternehmern und Handwerkern transportiert. Seit 2009 ist GAEB XML der Standard bei öffentlichen Ausschreibungen — Ämter, Schulen, Krankenhäuser schicken fast nie etwas anderes raus.

Die sechs Formate, die du kennen solltest

1. X81 — Leistungsverzeichnis (Langtext) — vom Architekt zum Handwerker. Volltext aller Positionen, ohne Preise. „Verputzarbeiten Q3 an Wänden, ca. 48 m²".
2. X82 — Kostenanschlag — wenn der Architekt eine Kalkulation zurückhaben will.
3. X83 — Angebotsanforderung — das häufigste. Du bekommst das LV, füllst Preise ein, schickst zurück.
4. X84 — Nebenangebot — abweichende Ausführung. Selten, aber wichtig für Bestbieter.
5. X86 — Auftrag — wenn du gewonnen hast. Auftragsbestätigung in XML.
6. X89 — Rechnung — das elektronische Pendant zur PDF-Rechnung. In öffentlichen Aufträgen seit 2020 Pflicht.

Warum das für kleine Betriebe relevant wird

Öffentliche Auftraggeber wie Hochbauämter, Kommunen, Schulbauten haben oft Aufträge von 5.000 bis 50.000 €. Das ist ideal für 5–15-Mann-Betriebe. Wer GAEB lesen und ausfüllen kann, bietet mit. Wer nicht, bietet nicht mit. So simpel.

Dazu: viele private Architekten sind mittlerweile auch auf GAEB umgestiegen, weil ihre Büros das als Standard haben. Die Zeiten von „Bitte PDF schicken, ich gebe es per Hand ein" gehen dem Ende zu.

Was du mit GAEB-Tools machen kannst

• LV importieren, sodass jede Position als Angebots-Position erscheint — keine Abtipparbeit
• Preise eintragen — Stundensatz × Mengenvorgabe = Angebotssumme automatisch
• Ein gepflegter Leistungskatalog beschleunigt das: Positionen werden gematched
• Zurück-Export als X83/X84, sodass der Architekt direkt in sein System einliest
• Bei gewonnenen Aufträgen X86 annehmen, aus X86 automatisch ein Projekt erzeugen

„Wir haben zwei Jahre keine Ausschreibungen gemacht, weil ich die Dateien nicht lesen konnte. Seit wir GAEB verarbeiten, haben wir pro Jahr drei Aufträge mehr."

— Inhaber, Trockenbaubetrieb Mecklenburg

GAEB-Import ist in Baustellenwerk derzeit als geplantes Feature für den Pro- und Business-Tarif vorgesehen. Wer heute schon LVs aus Excel, CSV oder PDF importieren möchte, kann den Katalog-Import nutzen — bis die XML-Route live ist.